E-Mail-Archivierung, die der Prüfer akzeptiert
Geschäftsrelevante E-Mails unterliegen in Deutschland der Aufbewahrungspflicht: sechs Jahre nach Handelsrecht, zehn Jahre für steuerrelevante Unterlagen. PST-Dateien auf Notebooks und Postfach-Backups erfüllen das nicht, denn sie sind weder vollständig noch unveränderbar noch durchsuchbar. Conbool Archive legt jede ein- und ausgehende Nachricht automatisch revisionssicher ab und macht sie in Sekunden wieder auffindbar.
Warum Conbool Archive überzeugt
- Erfüllt die Aufbewahrungspflicht: jede geschäftliche E-Mail wird vollständig und unveränderbar abgelegt, inklusive Anhängen
- Findet jede Nachricht in Sekunden: Volltextsuche über Inhalte und Anhänge, auch über Jahre hinweg
- Schützt die Privatsphäre der Beschäftigten: Zugriff standardmäßig nur auf das eigene Postfach, fremde Postfächer nur im Vier-Augen-Prinzip
- Läuft ohne Eingriff ins Postfach: Anbindung über SMTP-Journaling, unabhängig vom eingesetzten Mailserver
- Made in Germany: Speicherung in ISO-27001-Rechenzentren und ein vollständiges Zugriffsprotokoll
Archivierung auf jeder Ebene
| Funktion | Was Conbool Archive tut |
|---|---|
| Revisionssichere Ablage | Jede Nachricht wird unveränderbar gespeichert, inklusive Anhängen und vollständiger Kopfzeilen |
| Lückenlose Erfassung | Anbindung über SMTP-Journal erfasst ein- und ausgehende Mail vollständig, unabhängig vom Verhalten der Nutzer |
| Aufbewahrungsfristen | Voreinstellungen für sechs und zehn Jahre, dazu ein Regel-Editor für eigene Vorgaben je Domain, Gruppe oder Postfach |
| Volltextsuche | Suche über Betreff, Inhalt, Absender, Empfänger, Zeitraum und Anhänge |
| Rollenbasierter Zugriff | Jeder Nutzer sieht sein eigenes Archiv, weitergehende Rechte werden gezielt vergeben |
| Vier-Augen-Prinzip | Der Zugriff auf fremde Postfächer erfordert die Freigabe durch eine zweite berechtigte Person |
| Gruppen und Abteilungen | Zugriffsrechte lassen sich über Gruppen abbilden statt Postfach für Postfach zu pflegen |
| Export für Prüfungen | Einzelne Nachrichten oder ganze Bestände lassen sich für Betriebsprüfung und Auskunftsersuchen exportieren |
| Löschkonzept nach DSGVO | Nach Ablauf der Frist wird automatisch gelöscht, laufende Sperrfristen bleiben unberührt |
| Speicherüberwachung | Warnung vor Erreichen des gebuchten Speichers, Erweiterung jederzeit im Portal |
Ein Archiv ist kein Backup
Ein Backup stellt einen Zustand wieder her. Ein Archiv beweist einen Inhalt. Genau das verlangt die Betriebsprüfung: Vollständigkeit, Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit über die gesamte Aufbewahrungsfrist. Wer gelöschte Postfächer aus Sicherungen rekonstruiert, kann keinen dieser drei Punkte belegen. Conbool Archive schreibt jede Nachricht direkt beim Transport mit, bevor sie ein Nutzer verschieben oder löschen kann.
Unabhängig vom Mailserver
Die Anbindung erfolgt über SMTP-Journaling und funktioniert damit mit Exchange Online, Microsoft 365, klassischem Exchange und jedem anderen Mailserver. Ein geführter Einrichtungsassistent begleitet die Anbindung Schritt für Schritt. Ein Wechsel des Mailanbieters lässt den Archivbestand unberührt.
Datenschutz und Mitbestimmung
Archivierung berührt Persönlichkeitsrechte, deshalb ist der Zugriff eng geführt. Standardmäßig sieht jeder Beschäftigte ausschließlich sein eigenes Archiv. Der Zugriff auf fremde Postfächer ist nur im Vier-Augen-Prinzip möglich und wird protokolliert. Das erleichtert die Abstimmung mit Betriebsrat und Datenschutzbeauftragtem erheblich.
Für wen Conbool Archive gemacht ist
Für jedes Unternehmen mit handels- oder steuerrechtlicher Aufbewahrungspflicht, vom Handwerksbetrieb bis zum Konzern. Besonders relevant für Branchen mit zusätzlichen Nachweispflichten wie Gesundheit, Finanzen, Recht, Energie und den öffentlichen Sektor.
E-Mail-Sicherheit aus Deutschland
Conbool Archive ist Teil der integrierten E-Mail-Sicherheits-Suite von Conbool: Bedrohungsschutz, Verschlüsselung, sicherer Dateiversand, zentrale Signaturen, Archivierung und DMARC. Alles aus einer Hand und fest in deutscher Hand.
Jetzt Aufbewahrungspflicht erfüllen, ohne Aufwand, Made in Germany.
- Erfüllt die Aufbewahrungspflicht: jede geschäftliche E-Mail wird automatisch, vollständig und unveränderbar archiviert, sechs Jahre nach Handelsrecht, zehn Jahre für steuerrelevante Unterlagen.
- Erfüllt die Aufbewahrungspflicht: jede geschäftliche E-Mail wird automatisch, vollständig und unveränderbar archiviert, sechs Jahre nach Handelsrecht, zehn Jahre für steuerrelevante Unterlagen.
- Erfüllt die Aufbewahrungspflicht: jede geschäftliche E-Mail wird automatisch, vollständig und unveränderbar archiviert, sechs Jahre nach Handelsrecht, zehn Jahre für steuerrelevante Unterlagen.